Зачастую при работе по локальной сети возникает необходимость в совместном использовании/редактировании несколькими пользователями одного и того же файла без конфликтов и блокировок при запуске документа (таких, как стандартные ошибки «нет доступа или файл уже используется», «файл excel/ word занят другим пользователем» и т.д.)

Реализовать это возможно со всеми продуктами пакета «MS Office» и на настройку не потребуется много времени.

В зависимости от версии офисного пакета, интерфейса и доступный функционал расширяется и становиться более объёмным, однако принцип действий будет незначительно отличаться. В данной статье в качестве примера будет рассмотрен «MS Office 2003 и 2007».

«Файл используется другим пользователем»: как предоставить доступ к файлу всем пользователям сети

Прежде всего, необходимо разместить нужный файл на сетевом ресурсе и включить общий доступ к нему. Для максимального удобства пользователей это должна быть общая сетевая расшаренная папка (поместить её можно в «Общие документы», в свойствах на вкладке «Доступ» отметить пункты «Открыть общий доступ к этой папке» и «Разрешить изменения файлов по сети», после чего нажать «ОК»).

Для начала остановимся на компоненте пакета «MS Office» – «Word»:

• – откройте нужный документ, перейдите на вкладку «Сервис» и выберите «Общая рабочая область»;
• – в левой части окна появится окно, в котором необходимо ввести имя «рабочей области» и адрес, где она будет размещена (а именно на узле Windows SharePoint Services);
• – в верхней части рабочей области находятся кнопки «Состояние», «Члены», «Задачи», «Документы» и «Связи». С помощью данных ссылок можно просмотреть состояние документа, пользователей, работающих с этим документом, поставленные задачи, сторонние документы, входящие в состав рабочей области и т.д.

Файл excel занят другим пользователем: что делать?

Теперь о таком важном компоненте офисного пакета, как электронные таблицы «Excel 2003»:

• – создание «Общей рабочей области» проходит аналогично предложенной выше инструкции;
• – но в разделе «Сервис» есть ещё одна очень важная опция под названием «Совместная работа» (он же присутствует и в «Word») – нажмите на данный пункт и выберите «Назначить собрание». Здесь необходимо заполнить поля имя, фамилия, электронная почта и адрес каталога на сервере, где будут храниться данные. С помощью данного функционала (он во многом схож с «Общей рабочей областью») можно так же изменять/редактировать книгу, обсуждать изменения и вносить предложения. По завершению собрания можно отправить копию книги всем участникам – со всеми комментариями и редакциями.

Для версии «Excel 2007» функционал отличается, и для совместной работы с файлом по локальной сети требуется сделать следующее:

– откройте вкладку «Резервирование» далее «Доступ к книге» и установите «птичку» на пункте «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно (это также позволит объединять книги)»;

– сохраните книгу на расшаренном ресурсе.

Совместная работа с файлами по локальной сети очень удобна. Так, среди достоинств можно отметить:

• – не требуется ждать, пока другой пользователь завершит работу с документом;
• – можно оперативно (используя примечания) вносить рекомендации и пояснения внесенным изменениям;
• – можно ограничить доступ определённым пользователям и запретить им вносить изменения;
• – можно узнать, кто открыл файл по сети и работает с документом.

Но есть и минусы:

• – при совместной работе доступен не весь функционал программы;
• – при одновременном изменении пользователями сети одного и того же участка файла может возникнуть конфликт, и изменения останутся за тем, кто внёс их первым.

Похожие записи:

Как передать файлы с компьютера на компьютер по локальной сети?

Как найти файл в локальной сети?

Как подключиться к компьютеру по локальной сети?